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Reunião diária – Daily Meeting

Esta cerimônia é uma das características mais marcantes do Scrum, e que contribui muito para a mudança de pensamentos, e principalmente as ações dos times que trabalham com metodologias ágeis.

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Reunião Diária

Os Times devem se encontrar diariamente para uma reunião de 15 minutos no máximo, chamada de reunião diária, originária do inglês Daily Meeting.

A idéia é que esta reunião ocorra sempre no mesmo horário e no mesmo local durante as Sprints, e tenha como objetivo principal que cada membro do Time explique brevemente:

  1. O que ele realizou desde a última reunião diária;
  2. O que ele vai realizar antes da próxima reunião diária;
  3. Quais obstáculos estão em seu caminho.

O foco das perguntas e de suas respostas não deve ser um status dos itens, e a reunião diária não deve ser uma reunião de status, mas sim uma reunião para um alinhamento do que foi realizado e do que será realizado que poderá agregar valor aos trabalhos dos outros membros.

Além de compartilhar as produções, os impedimentos e obstáculos devem ser levados muito a sério durante as reuniões diárias, pois estes podem interferir seriamente no objetivo da Sprint e devem ser removidos o mais rápido possível.

Sendo assim, o mais importante da reunião diária é a comunicação, a eliminação de outras reuniões e a identificação de impedimentos para o desenvolvimento fluir sem barreiras. Estas ações promovem a tomada rápida de decisões e melhoram o nível de conhecimento de todos a cerca do projeto.

A reunião diária também é uma inspeção do progresso na direção da meta da Sprint, mas não pode ser realizada para resolver problemas, o que ela pode é provocar outras reuniões subsequentes para realizar adaptações ao trabalho que está por vir na Sprint, otimizando a probabilidade de que o Time alcance a sua Meta.

Dica: O ScrumMaster deve garantir que o Time realize a reunião diária, ensinando-os a mantê-la com uma curta duração, mantendo as regras e as discussões breves.

Dica: Qualquer pessoa pode participar da reunião diária, porém apenas o Time pode falar e interferir na reunião.

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Stand Up Meeting

Um formato muito utilizado para as reuniões diárias, é o Stand Up Meeting, que significa reunião em pé.

É isso mesmo, o conceito é simples. Reuna o Time para a reunião diária, de forma com que todos fiquem de pé, e de preferência em um círculo pequeno para que todos posssam se olhar. Isso força com que todos sejam objetivos, diretos e breves em suas discussões e explicações. Afinal, ninguém quer ficar horas de pé, não é!?

Dica: Geralmente quando se pensa em reunião, se visualiza uma sala reservada para o encontro da equipe e com portas fechadas. Porém, quando se trabalha com Scrum e gerenciamento ágil, não é preciso se trancar em uma sala. Basta o Time se levantar e conversar perto de suas mesas mesmo, e de preferência de frente para o Quadro de Tarefas.

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O Canto do Design

O Canto do Design é outra dica bem interessante para o local de realização da reunião diária. Basta colocar o Time todo em pé em um canto da sala, e quando dizemos canto, é canto mesmo, onde duas paredes se encontram.

Em uma delas podemos ter um quadro branco, com rabiscos ou rascunhos de design, e modelos ou esboços de design, como gráficos de sequência ou protótipos de interface. Na outra podemos ter o Taskboard e o Burndown Chart.

Isto realmente pode ser útil, pois não há forma melhor de ter uma visão geral do sistema e da Sprint, do que ficar no Canto do Design e dar uma espiada no que tem nas duas paredes.

Referência: Esta dica foi retirada do livro “Scrum e XP direto das Trincheiras – Como nós fazemos o Scrum”, de Henrik Kniberg. Que pode ser encontrado na versão em português, traduzido e disponibilizado pela InfoQ através do seguinte endereço http://www.infoq.com/br/minibooks/scrum-xp-from-the-trenches

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Atualização do Quadro de Tarefa e do Gráfico de Burndown

A reunião diária também é o momento de atualizar o Quadro de Tarefas e o Gráfico de Burndown.

Dois momentos são sugeridos para a atualização do quadro de tarefas, um é no início da reunião diária, onde antes de cada membro da equipe apresentar suas realizações e obstáculos, um dos membros, ou o ScrumMaster, atualiza todas as tarefas no Quadro.

A segunda sugestão que funciona bem é cada membro do Time, no momento que estiver apresentando suas realizações, atualizar suas próprias tarefas no Quadro.

Independente do momento, a atualização deve compreender as estimativas das tarefas, a mudança da situação das tarefas e as novas tarefas identificadas e não planejadas.

Por fim, ao final da reunião diária e após a atualização de todo o Taskboard, um membro do Time ou o ScrumMaster, deve totalizar as estimativas de prazo, considerando os itens prontos, e marcar um novo ponto no Burndown Chart.

Dica: O Time não deve sair da Reunião Diária sem atualizar o Quadro de Tarefas e o Gráfico de Burndown.

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